Nieuwsbrief #7: Facturen scannen en de gevolgen voor de belastingdienst

Facturen scannen en de gevolgen voor de belastingdienst

We maken met z’n allen gelukkig steeds minder gebruik van papier. UW administratiekantoor - en uzelf misschien ook - scannen papieren in en slaan ze overzichtelijk op. Handig, want dit bespaart ruimte én je kunt zaken sneller tevoorschijn halen. Met de zoekfunctie is het vinden van een opgeslagen bestand een peulenschil. Maar wat zijn de juridische en belastingverplichtingen, gevolgen en risico’s bij officiële stukken?

Is het verstandig het origineel weg te gooien?

Bewijskracht van een handtekening met de pen

Een handtekening met de pen is juridisch sterk: “inkt” is namelijk ‘voldoende betrouwbaar’ volgens de wet. Dit betekent dat degene die beweert dat een handtekening vals is, dat zal moeten bewijzen. Als ondertekenaar heb je dus een sterke positie.

Bewijskracht elektronische handtekeningen

Een elektronische handtekening heeft juridisch alleen voldoende of dezelfde bewijskracht als een handtekening in “inkt” als er een gekwalificeerd certificaat is. UW Administratiekantoor heeft bijvoorbeeld zo’n certificaat om uw aangiftes BTW en Inkomstenbelasting naar de belastingdienst te verzenden. Heeft u een gekwalificeerd certificaat nodig. Dat zal sterk afhankelijk zijn van wat u allemaal doet. Voor ieder bedrijf is dat anders.

Bewijskracht gescande elektronische handtekening

Een gescand contract met handtekening heeft níet dit vermoeden van betrouwbaarheid. Dit betekent dat als iemand beweert dat het contract vals is, de ondertekenaar moet bewijzen dat zijn handtekening echt is. In deze situatie heeft degene die wil dat het contract niet geldt dus een sterke positie. Reden genoeg om verstandig en zorgvuldig met het bewaren van dit soort contracten om te gaan.

Hulp nodig? Gewoon even bellen of neem contact op via het contactformulier.

Advies

Ondertekende brieven en contracten inscannen en weggooien is juridisch hetzelfde als een fotokopie maken en het origineel weggooien. Uw Administratiekantoor wil dat haar klanten vooral blijven scannen. Voor de bewijskracht adviseren we wel alle papieren contracten, besluiten (en andere belangrijke brieven) te bewaren. Zorg ook dat ze in goede staat blijven want wie weet heeft u ze in de toekomst nog nodig. Leg ze niet in vochtige kelders of schuren want dat kan grote gevolgen hebben. Bewaar ze dus wel zorgvuldig. Een ordner is beter als een doos.

Neem contact met ons op en leer nog meer methoden om te besparen!

De volgende nieuwsbrief gaat over: Allergenen? Wat zijn dat?